Как наладить работу с первичкой

Первичные бухгалтерские документы, или как их обычно называют - «первичка», являются одной из самых главных причин головных болей бухгалтеров.

Другие отделы постоянно требуют пакет документов, который нужно формировать, искать и, одним словом, тратить на это время.

Чтобы таких проблем не возникало, необходимо навести порядок в первичных документах, упростив себе в дальнейшем жизнь и избавив от трудностей с налоговой.

К счастью, этот вопрос уже давно был тщательно изучен, и был выработан ряд правил-рекомендаций, которые сильно улучшат качество вашей бухгалтерии.

• Проведите теоретический ликбез с сотрудниками других отделов о важности и пользе первичной документации. Кратко и понятно опишите, зачем каждый документ нужен для бухгалтерии, и что будет, если он вовремя не окажется в нужном месте. Придётся потратить время, но эти действия сэкономят его в дальнейшем.
• Проведите организационную работу на местах. Назначьте ответственного за все «бумажки», который будет лично перед вами докладываться о пропажах и недостачах. Задание для сотрудника не самое приятное, но кто-то должен этим заниматься.
• Злостных нарушителей правил штрафовать и наказывать сначала устно, потом денежно. Лишение премии за потерянный акт – это жестоко, зато действенно.
• Под роспись предоставить сотрудникам алгоритм внесения документации в базу. Менеджер забрал, менеджер внёс в базу, менеджер вернул оригинал. Иначе никакого порядка не будет.
• Если контрагенты отказываются возвращать документы – грозите судом на возврат дебиторской, поскольку отсутствие закрывающего документа как раз подтверждает факт наличия задолженности.

Есть еще перечень отличных вариантов, который уже потребуют некоторых ресурсов.

• Нужно привлечь к работе программное обеспечение. Например, настроить в 1C отчёт, чтобы каждый сотрудник имел доступ к своим «долгам» по документам.
• Современный и актуальный вариант – перейти на электронный документооборот. Это не только избавит вас от лишней бумажной волокиты, но еще и ускорит темпы вашей работы.
• Внедрить в известную всем систему 1C электронный архив. Это позволит перейти на электронные и сканированные документы внутри компании. Оригиналы всё равно придётся тщательно собирать и хранить, но общий процесс всё же будет значительно удобней.

Важно помнить, что начало сложного пути по структурированию документов компании всегда упирается в ворошение старых архивов и документов, поиск пропаж и систематизирование уже имеющихся бумаг. Это потребует немало времени и сил, придётся отвлекать сотрудников от их основных задач или пользоваться услугами аутсорсинга.

Но поверьте, нет ничего лучше порядка в документах. Часть проблем просто перестанут для вас существовать, или будут решаться за считанные часы или даже минуты. Удачи вам и вашей бухгалтерии!