Срочная сдача отчетности при увольнении главного бухгалтера

При увольнении главного бухгалтера процесс передачи дел новому преемнику не урегулирован на законодательном уровне. Более того, он не установлен даже на уровне писем ФНС и Минфина.

С целью исключения возможных негативных последствий передача дел должна быть организована максимально четко, грамотно и прозрачно.

Последствия некачественной передачи дел

Очень часто организации сталкиваются с ситуациями, когда передача дел новому главбуху осуществляется, скромно говоря, не очень качественно. Уходящий бухгалтер вообще не заинтересован в передаче дел, а новый еще не знает, с чем он может столкнуться.

Последствия некачественной передачи дел могут быть очень плачевными, причем для всех участников этого процесса. Часто встречаются ситуации, когда главбух покидал свое место и оставлял после себя руины.

Новый сотрудник не успел вникнуть в учет, а старый сбежал поскорее, чтобы ни за что не отвечать.

Результат – восстановление учета, которое так не любят бухгалтеры из-за рутинности процесса и его нескончаемости. Очередные последствия – бегство уже нового сотрудника и длительные поиски того, кто сделает восстановление.

Нередко встречаются ситуации, когда главный бухгалтер увольняется без передачи дел, так как нового главбуха компания еще не нашла. В этом случае новичок вообще получает кота в мешке. Как правило, такие ситуации заканчиваются рутинным восстановлением учета или внесением существенных правок в него, а в некоторых случаях даже с доплатой налогов.

Пошаговая инструкция по передаче дел

Чтобы таких ситуаций не возникло, необходимо организовать передачу дел в следующем порядке:

• ознакомление нового главного бухгалтера с его должностной инструкцией и локальной документацией;

  
  Сотрудник получит полное представление о том, чем он должен будет заниматься и каковы особенности деятельности компании. Это позволит ему понять, на какие особые моменты и нюансы необходимо обратить внимание при передаче дел;

• издание приказа руководителя о передаче дел

  
  В этом документе необходимо отразить такие важные сведения:
  - ФИО предыдущего и нового главбуха;
  - причина передачи дел;
  - срок передачи дел;
  - председатель и состав комиссии (при передаче дел большого объема);

• проведение инвентаризации имущества и обязательств;

  
  Мероприятие осуществляется с целью установления объектов имущества (основные средства, нематериальные активы, материально-производственные запасы, товары и т.д.) и типов обязательств компании (дебиторская и кредиторская задолженность). Инвентаризационную опись необходимо приложить к приказу;

• проверка уровня учета и отчетности

  
  Этот этап очень важен, поскольку позволяет:
  - проверить правильность внесения первичных документов в программу и формирование на их основе бухгалтерских регистров;
  - оценить грамотность исчисления налогов и создания отчетной документации в контролирующие органы;
  - выявить серьезные ошибки, требующие детальной проработки и срочного исправления;

• непосредственная передача документов, в том числе учредительных и регистрационных, регистров учета хозяйственных операций, финансовой, бухгалтерской и налоговой отчетности, последнего аудиторского заключения, а также печатей, ключей от сейфов, ЭЦП;

• получение комментариев и пояснений увольняющегося главбуха по вопросам организации работы бухгалтерии;
• составление акта приема-передачи дел с указанием следующих моментов:

  
  - ФИО предыдущего и нового главбуха;
  - дата передачи дел и период, за который осуществляется данная операция;
  - дата документа-основания (приказа);
  - количество и наименование переданных документов, бланков строгой отчетности;
  - перечень не представленных документов;
  - количество печатей, ЭЦП, ключей;
  - общая характеристика бухгалтерского и налогового учета;
  - выявленные ошибки, недостоверные сведения, нарушения и несоответствия, требующие исправления.

Как предотвратить некачественную передачу дел

Компания КАДиС предлагает услуги по полному сопровождению передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Если нового бухгалтера еще не нашли, то мы принимаем дела и на время поисков замещаем главбуха, а потом передаем все новому сотруднику.

Мы используем разработанный шаблон акта приемки-передачи дел, а также отработанную процедуру процесса с подписанием ведомостей по всем остаткам, соглашения об обязательствах для уходящего сотрудника и многие другие необходимые формальности. Все это позволяет закрепить ответственность уходящего сотрудника, зафиксировать его недочеты и передать их на доработку новому специалисту, а также быстро и профессионально разобраться в самом учете.

Закажите услугу или задайте любые вопросы нашим специалистам!