"Приобретение и выдача подарков детям, в виде наборов конфет, билетов на новогодние утренники"

Передача подарков детям сотрудников осуществляется в порядке, предусмотренном главой 32 «Дарение» ГК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

В нашем случае дарителем выступает работодатель, а одаряемым – сотрудник. Передача подарка осуществляется на основе договора дарения. При этом договор дарения движимого имущества должен быть составлен в письменной форме, если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 тыс. руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Документальное оформление передачи подарков детям сотрудников

Таким образом, подарки детям сотрудников могут передаваться на основании договора дарения (свыше 3 тыс. руб.) или распоряжения руководителя.

В первом случае заключается договор дарения в письменной форме и при передаче подарка составляется акт приема-передачи.

Во втором случае необходимо оформить:

• приказ (распоряжение) руководителя организации. В приказе необходимо указать лиц, ответственных за приобретение и выдачу подарков, примерную стоимость одного подарка, источники финансирования расходов, сроки выдачи подарков;
• список сотрудников и детей, получающих подарки (может являться приложением к приказу или отдельным документом);
• ведомость, в которой работники организации будут расписываться за получение подарков, или акт приема-передачи подарков.

Следует отметить, что и приказ (распоряжение), и ведомость (акт приема-передачи) на выдачу детских подарков составляются в произвольной форме. Но любая форма, в том числе ведомость на выдачу подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

НДФЛ.

Переданные в подарок ребенку сотрудника предметы (конфеты и др.), билеты на новогодние утренники признаются доходом физического лица в натуральной форме.

Пунктом 1 ст. 210 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются:

• все доходы налогоплательщика, которые получены им в денежной или натуральной форме или право на распоряжение которыми, у него возникло;
• доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Доходы физических лиц, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от него), перечислены в ст. 217 НК РФ. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению, в частности, доходы в виде стоимости подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, не превышающей 4 тыс. руб. за налоговый период. Сумма указанного дохода в размере, превышающем 4 тыс. руб., подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке. Данная норма применяется к доходу работника без учета количества его детей.

Поскольку наступление обязанности организации по удержанию НДФЛ с доходов в виде подарков, предусмотренных п. 28 ст. 217 НК РФ, связано с превышением установленного размера дохода, получаемого от этой организации (4 тыс. руб.), следует вести персонифицированный учет таких доходов, полученных от нее физическими лицами, считает Минфин (Письмо Минфина РФ от 20.01.2017 № 03-04-06/2650). Данный вывод подтверждает и ФНС (Письмо ФНС РФ от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@).

В статье 223 НК РФ установлено, что дата фактического получения дохода при получении физическим лицом доходов в натуральной форме определяется как день передачи таких доходов физическому лицу.

Таким образом, для исчисления налоговой базы и суммы НДФЛ датой фактического получения дохода в виде подаренного имущества является день передачи имущества одаряемому, а стоимость подарков, переданных за год одному лицу, в том числе сотруднику, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 тыс. руб., включая НДС (Письма Минфина РФ от 18.11.2016 № 03-04-06/67922, ФНС РФ от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@). Для этого организации следует вести персонифицированный учет доходов в регистрах налогового учета (Письмо ФНС РФ от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@).

НДФЛ со стоимости подарка нужно удержать при выплате сотруднику очередной заработной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ), а перечислить НДФЛ в бюджет – не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Следовательно, необходимо грамотное документальное оформление передачи подарков (конфет, билетов на новогодний утренник), а именно, составление приказа руководителя о вручении подарков, а также ведомости на выдачу, в которой должны поставить подписи сотрудники организации.

Кроме того, такое оформление выдачи новогодних подарков, при котором однозначно будут отражены признаки договора дарения, позволит избежать обложения стоимости подарков страховыми взносами. В соответствии с п. 4 ст. 420 НК РФ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Договор дарения новогоднего подарка к таким гражданско-правовым договорам и относится, так как переходит право собственности на подарок.

Аналогичный подход изложен в Письмах Минфина России от 31.10.2022 № 03-04-06/105519, от 08.12.2021 № 03-15-05/99665, от 15.02.2021 № 03-15-06/10032, от 28.02.2020 № 03-04-06/14371.

НДС

Передача имущества на безвозмездной основе является реализацией и признается объектом обложения НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 46 НК РФ). НДС с детских подарков следует начислить в день вручения подарка (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ) по действующей ставке 20%.

Министерство финансов (Письма от 15.10.2021 № 03-01-10/83519, от 15.08.2019 № 03-07-11/61750, от 18.08.2017 № 03-07-11/53088) и налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.08.2013 N 13-11/083321@) придерживаются именно такого подхода: передача подарков работникам (их детям) организации считается объектом обложения НДС.

Налоговая база определяется как стоимость подарков, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ (без учета НДС) (п. 2 ст. 154 НК РФ). В данном случае налоговая база определяется как цена, отраженная в первичных учетных документах, которыми оформляется передача подарков.

НДС, уплаченный при покупке подарков, можно принять к вычету (Письмо от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).

НДС, который начислен при передаче подарков, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Счет-фактура, оформляемый дарителем

Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС и, соответственно, этот налог к вычету не принимают, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (сотрудникам, детям сотрудников) счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. Для отражения таких операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по указанным операциям. В случае составления в изложенной ситуации счета-фактуры его можно выписать в одном экземпляре для учета продавцом операций по итогам налогового периода. В таком счете-фактуре в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН/КПП покупателя» проставляются прочерки (Письмо Минфина РФ от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете стоимость подарков, вручаемых работникам или их детям признается прочими расходами (п. п. 4, 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Сумма НДС, начисленная в связи с безвозмездной передачей подарков, также учитывается в составе прочих расходов на дату начисления (п. п. 11, 16 ПБУ 10/99)

Налоговый учет

Стоимость подарков, переданных безвозмездно, а также сумма НДС, начисленная в связи с такой передачей, не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании п. 16 ст. 270 НК РФ.

Таким образом, грамотное документальное оформление и правильное отражение в учете выдачи детских подарков и билетов на новогодние представления позволят избежать налоговых рисков.