Как подобрать персонал и правильно распределить его

Важнейшая функция управления, которую выполняет организация — это выбор и распределение сотрудников. Выбирать сотрудников могут представители руководящего состава. Это может быть директор, бригадир, администратор. Сотрудников выбирают с оглядкой на их деловые качества. От того, насколько качественно выбраны и распределены производственные и управленческие кадры, зависит успех предприятия или даже компании.
Процесс подбора отличается от процесса отбора. Отбором называют выделение отдельного человека из общей массы. Подбором же называется сравнение деловых, психологических и личных свойств будущего сотрудника с требованиями его будущей должности.
Подбор и расстановка сотрудников — это процесс распределения сотрудников в пределах структурного подразделения, участка, рабочего места. Этот процесс определяют разделительная и кооперативная система, а также способности, психические, физиологические и деловые качества будущего сотрудника. Для поступления на должность большинство качеств сотрудника должны отвечать будущей его специальности и специфики выполняемой работы.
Первая цель — сформировать активный трудовой коллектив в пределах структурного подразделения. В этом коллективе должны быть необходимые условия для работы, построения карьеры и развития личных качеств сотрудников. Подбирают сотрудников на основе трёх принципов. Это соответствие, перспективность и сменяемость.

Основные принципы подбора персонала

Под соответствием понимается, насколько сотрудник соответствует требованиям должности.
К принципу перспективности относят несколько вещей:
1. Возрастной ценз на определённую должность;
2. Количество времени, которые сотрудник проводит на своей должности и в своём подразделении;
3. Смену профессиональной деятельности, повышение сотрудников;
4. Здоровье сотрудников.
К принципу сменяемости относят распределение и перемещение различных сотрудников.
Подбирают и распределяют сотрудников с оглядкой на комплексную оценку, планы карьеры, потенциал и вклад сотрудников, возраст, производственный стаж, квалификацию и вакантные места, уровень заработной платы, оснащённость рабочих мест, план передвижения сотрудников, план повышения, понижения и увольнения сотрудников, наличие социальных благ и гарантий, интересов и жизненных целей кадров.
Материалы, которые используют для выбора сотрудников: служебную модель, особенности кадровой политики; Трудового Кодекса; аттестационного материала; содержания трудового договора; штатного расписания; должностных инструкций; содержания личных дел и другие документы. Любая должность может быть занята с оглядкой на личные пожелания работника и их планы по продвижению.

Условия для выбора сотрудников

Должны соблюдаться некоторые условия при выборе сотрудников:
1. Нагрузка на сотрудников должна распределяться равномерно;
2. Персонал должен быть распределён с оглядкой на профессиональные навыки и квалификацию сотрудников;
3. Необходимо обеспечить заменяемость сотрудника, и возможность их перехода на другую должность;
4. Необходимо обеспечить полную ответственность сотрудников за их работу. То есть учитывать все результаты совершённой ими работы. Исполнитель должен иметь определённые знания и практические навыки.
При распределении сотрудников учитывают их квалификацию, социальную активность, возраст, пол. Инструкция должна содержать данные об социальной и психологической совместимости служащих одного подразделения.

Задачи выбора и распределения сотрудников

Основной задачей служит создания оптимальной расстановки кадров. Учитывается степень пригодности сотрудников к определённой должности. При этом нужно чётко определить уровень требования, приедъявляемых к конкретной должности. В то же время стоит учитывать показатель личных качеств сотрудников.
Чтобы правильно подобрать и распределить сотрудников в организации, нужно воспользоваться профильный методом, изучающемся в различных странах. В эту методику включается анализ и отбор требования и личности сотрудника. Все эти показатели нужно сравнить между собой.
Все качества нужно описать и разделить на категории. Каждое требование нужно сопоставить с конкретной категорией. Составление каталога даёт возможности учёта требований, особенностей работ, качеств работников.
Необходимо выявит соответствия между качествами работников и уровень требований к конкретной должности. В итоге должны быть отобраны категории, влияющие на выбор сотрудников. В содержании таблицы должны быть использованы критерии, приведённые ниже.

Основные критерии

Уровень квалификации:
Уровень квалификации сотрудника не соответствует его работе;
Уровень квалификации сотрудника не соответствует его работе. Но у работника имеется огромный стаж данной области и он повышает уровень своих познаний;
Уровень квалификации сотрудника не соответствует требованиям его работы.

Деловые качества:
Невыполнение должностных обязанностей;
Невыполнение некоторых обязанностей;
Полное выполнение предусмотренных обязательств;
Полное выполнение предусмотренных обязательств, а также замена сотрудников в случае их длительного отсутствия.

Работоспособность:
Сотрудник не отличаются трудолюбием;
Сотрудник отличается трудолюбием, но не проявляет инициативы;
Сотрудник отличается трудолюбием и проявляет инициативу;
Сотрудник высокий уровень инициативы и отличается самоотверженностью.

Выполняемая работа:
Документацию вынужден дорабатывать старший сотрудник. Сотрудник допускает недочёты, из-за которых срываются сроки, происходит производственный брак;
Документация нуждается лишь в незначительно доработке. Сотрудник допускает ошибки, которые не ведут к срыву сроков и производственному браку;
Документация не нуждается в доработке.

Способы подбора

Можно использовать свой банк информации. Обычно у опытных специалистов, занимающихся подбором кадров, есть большое количество структурированной информации обо всех претендующих на должность. Когда специалист ищет человека на определённую должность, он просматривает данные из этой системы. Плюс этого метода в том, что специалист может самостоятельно и без финансовых вложений найти достойную личность на выполнение определённых обязанностей. Однако есть и существенный мирнус. Этим минусом считается ограниченность сформированной базы. Помимо этого, такие базы часто устаревают.

Онлайновые кадровые базы

Это ещё один вариант для поиска сотрудника. В эстом случае информация постоянно обновляется, и нет нужно заниматься поиском самостоятельно. Обычно подобрать сотрудника помогают сотрудники сайта и консультанта.

Объявления в средствах массовой информации. Газета, журнал, радиовещание, кабельное телевидение

Это тоже эффективный способ, но им пользуются немногие из-за возросших возможностей интернета и поиска сотрудников в сети. Однако этот способ работает тогда, когда нужно срочно найти нужного работника. Нужно учитывать, что на предложение могут откликнуться самые разные люди, предварительного отбора в этом случае не будет.

Районный центр занятости. Этот центр может помочь подобрать квалифицированного работника. Также можно будет подготовить, переподготовить уже имеющихся работников, и повысить их квалификацию. Центр сотрудничает со средствами информации, и может разместить информацию в массовых источниках.

Помощь кадровых агентств. Можно надеяться, что специалисты в этой организации проявят компетенцию в выборе сотрудников. Важным навыком кадрового агентства считается определение интересов организации. Многие заказчики не имеют возможности правильно рассказать о желаемых качествах будущего сотрудника. Часто лучший вариант — обратиться в разные организации. Многие кадровые организации больше ориентированы на подбор менеджеров и секретарей, другие же — на выбор IT-профессионалов. Некоторые и вовсе лучше всего подбирают сотрудников на должность официантов, администраторов. Чтобы сотрудники агентства верно выбрали подходящих кандидатов, следует дать детальное описание нужного сотрудника. Также организациям часто требуются сведения об этике и культуре работников предприятия, в котором освободилась должность. Также треубется чёткая расстановка приоритетов и не слишком высокие требования к кандидатам. Обязательно нужно обсудить все детали будущего выбора сотрудника.

Объявления о требующемся работнике почтовом ящике и на улице. Этот метод очень эффективен, если нужно найти кандидатов на техническую должность в отделение организации. С помощью этого метода можно найти кандидатов на множество полезных профессий. Однако заниматься поиском специалиста высокой квалификации через объявления и рассылки не стоит.

Выпускники российских ВУЗов. Многие организации берут на работу недавно закончивших учебное заведение молодых людей. Обычно такие организация выкладывают много денег на обучение сотрудников. Часто эти затраты приводят к нужным результатам, так как выпускники очень гибкие, и способны воспринять новую информацию, этику, правила, распорядок. Также они отличаются большой энергией и креативность. Однако и здесь можно допустить ошибку, приняв на работу не способного к обучению и восприятию новшеств сотрудника. Часто бывает и следующее: компания обучила работника, вложила в него много средств и энергии, а он перешёл на работу к фирме-конкуренту. Это свидетельствует о недостатке мотивации и воспитания у сотрудника.

Знакомыеи друзья. Этот метод очень ограничен. Мало людей принимают на работу своих близких или друзей. Следует помнить, что таким способом почти невозможно подобрать квалифицированного специалиста. Этот метод используется для подбора сотрудников на самые простые специальности. Плюс — работодатель получает очень полную и подробную информацию о будущем кандидате на должность.

Занятием лизингом. Сейчас изучается методы повышения качества работы специалистом. В данный момент стала осуществляться новая услуга. Она называется лизингом сотрудников, хотя такое название и не совсем подходит для данного вида деятельности. Рекрутинговые агентства заключают договоры с сотрудниками, а затем их отправляют устраиваться ан должность в другой компании. Подобные решения зачастую оформляются как служебные командировки.

Заключение

Сотрудников нужно выбирать с умом и опорой на существующие рекомендации. Если ими пренебрегать, персонал можно выбрать неверно, и деятельность организации будет неэффективной. Именно поэтому были созданы общепринятые стандарты подбора сотрудников, приведённые в статье.

Получить консультацию