Документальное подтверждение расходов при работе с самозанятыми

Согласно статье 14 ФЗ от 27.11.2018 N 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход" при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог" и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику), если иное не предусмотрено указанным Федеральным законом.

Таким образом, самозанятый при получении оплаты от заказчика должен сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю.
Чек самозанятого вы можете получить в бумажном или электронном виде (например, на электронную почту) (ч. 4, 5 ст. 14 ФЗ от 27.11.2018г. N 422-ФЗ).
Если расплатились с самозанятым наличными денежными средствами или с использованием электронных средств платежа (например, банковской картой), то чек вы получите сразу.

Если же была безналичная оплата, то чек вам должны выдать не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены расчеты (ч. 1 ст. 9, ч. 3 ст. 14 ФЗ от 27.11.2018г. N 422-ФЗ).
Счета-фактуры самозанятый вам не выставляет, так как не является плательщиком НДС. Это следует из ч. 9 ст. 2 ФЗ от 27.11.2018г. N 422-ФЗ, п. 1 ст. 143, п. 3 ст. 169 НК РФ.
Вместе с тем для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают критериям статьи 252 НК РФ, то есть экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Таким образом, чтобы у его заказчика было основание для признания в расходах затрат на оплату услуг самозанятого, последний ДОЛЖЕН предложить подписать акт об оказании услуг. То есть от самозанятого нужен и кассовый чек и акт, так как этот документ необходим заказчику в подтверждение расходов. Он является документом, подтверждающим факт их исполнения, а также отражает период или дату их оказания.

Поэтому, в договоре с самозанятым необходимо предусмотреть документальное подтверждение факта оказания услуг, то есть должны быть определены основания и дата, не позднее которой стороны формируют и подписывают акт об оказании услуг.

Данная позиция подтверждается в Письме Минфина РФ от 22 сентября 2021 г. N 03-11-11/76769.
Дополнительно следует отметить, что в соответствии со статьей 9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом и должен содержать обязательные реквизиты. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Учитывая вышеизложенное, при совершении операций с самозанятыми для документального подтверждения расходов необходимо наличие не только чека, но и первичного учетного документа, например, акта выполненных работ (оказанных услуг).