Как правильно вести учёт денег в бизнесе. Первые шаги.

Движения денежных средств — это когда мы знаем сколько прибыло и убыло на расчетник или в кассу. Вы фиксируете каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше.

Каждый предприниматель должен иметь представление о такой вещи, как движение денежных средств, и регулярно заниматься их учётом.

Согласно терминологии, движение денежных средств (ДДС) – это денежные поступления компании с классификацией по основным источникам и её денежные выплаты с классификацией по основным направлениям использования в течение периода.

Простыми словами, отчёт о ДДС позволяет понять сколько фирмой было получено и потрачено средств. При правильном ведении он также обеспечит возможность планировать расходы на следующий период и исключит шанс «потерять» деньги. Также именно на основе отчета ДДС банки вправе предоставлять кредиты, оценивая ваше текущее и перспективное финансовые положения.

Основные советы по самостоятельному ведению ДДС

Группируйте статьи доходов и расходов

Для удобства ведения отчета необходимо объединять некоторые похожие статьи в общие категории, чтобы избежать путаницы и слишком большого потока информации.

При необходимости, следует также отличать разные направление деятельности. Например, если вы занимаетесь разработкой сайтов и аудитом, необходимо отражать эти статьи в отчете раздельно.

Разделяйте потоки по видам деятельности

Необходимо четко понимать, что денежные операции бывают разного характера и с разной целью. Пытаясь «перекидывать» средства с одного потока на другой, вы рискуете получить недостачи и провалы. Старайтесь разделять денежные потоки на 3 основных категории по виду деятельности:

• Операционная. Расходы, влияющие на ежедневное функционирование компании, такие как: аренда, зарплата, покупка товара, оплата работы подрядчиков и т.д.;
• Финансовая. Деятельность по кредитам, займам, выплате дивидендов и др.;
• Инвестиционная. Покупки и затраты, приносящие прибыль и окупаемость в долгосрочном периоде. Например, обновление оборудования, аренда большего офиса, вложение в рекламу и т.д.

Четко разделяйте свои собственные финансы и деньги компании

Ваши личные доходы и средства не должны находиться в кассе компании и сниматься с ее расчетных счетов. Такая легкомысленность усложнит вам ведение отчетности и может создать ощущение «огромных денег в руках». Деньги компании – тоже ваша собственность, но они находятся в работе, и изъятие их из оборота может сказаться на конечном результате.

Не плодите в больших количествах кошельки, карты и счета

Для удобства контроля за денежными средствами необходимо концентрировать их в одном месте. Это позволит избежать неразберихи и путаницы, упростив процесс учета и поиска «потерянных» средств.

Без соответствующего фактического контроля деньги могут начать исчезать из кассы. Причин этому может быть несколько – от простой невнимательности при ведении отчетности, до воровства сотрудников. Плюс, если вы периодически берёте деньги из кассы на личные нужды – вы можете просто забыть об этом. Чтобы избежать такого – необходимо проверять бумажную версию отчета с фактическим состоянием средств на картах или в наличном виде.

• Корректировать отчет и вносите в него изменения не реже раза в неделю;
• Заниматься разделением средств по направлениям;
• Не пользоваться деньгами фирмы в личных целях;
• Концентрировать поток средств в одном месте;
• Контролировать, чтобы между деньгами в кассе и отчетностью не было расхождений.